Il Pre-engagement è il secondo passaggio del processo di GIF Due Diligence dopo la Application.
Lo scopo fondamentale del pre-engagement è di assicurare che l’asserzione “GIF Responsible Organization” sia compresa e che il processo di validazione possa essere completato positivamente (ISO 17029).
In primo luogo, l’Organismo di Validazione conduce un riesame delle informazioni e dei documenti ricevuti dal richiedente.
In secondo luogo, l’Organismo di Validazione verifica la Matrice di Materialità.
Quindi, l’Organismo effettua la verifica del Self assessment preparato e inviato dal Richiedente.
Al termine l’Organismo di Validazione può prendere la decisione se l’Organizzazione è pronta per l’Assessment in sito.
Infine, previa positiva decisione, l’Organismo di Validazione rilascia il numero di Registrazione e inizia la fase successiva.
Materialità
In primo luogo, l’Organizzazione deve svolgere l’Analisi di Materialità e predisporre la Matrice di Materialità.
L’Analisi di Materialità ha lo scopo di identificare gli aspetti significativi di rischio ESG che possono avere impatto sulle decisioni e valutazione dell’Organizzazione e dei suoi Stakeholder (in uno specifico contesto) e ordinarli per priorità.
L’Organizzazione predispone la Matrice di Materialità secondo un proprio approccio oppure usando il modulo fornito dall’Organismo di Validazione.
Durante l’Assessment in sito gli Assessor:
- verificano come l’organizzazione ha coinvolto gli Stakeholder
- controllano la consistenza della Matrice di Materialità
- convalidano la Matrice di Materialità
Self-Assessment
Nella stessa fase, il Richiedente deve completare il Self-Assessment che consente di:
- Familiarizzare con il Get It Fair Framework.
- Capire come l’Organizzazione ha implementato la strategia per la Responsabilità Sociale.
- Identificare le relazioni tra gli “approcci” e il “livello di rischio”.
- Comprendere i punti di forza e le aree di miglioramento
- Preparare l’Assessment.
Il Self-Assessment consiste in un insieme di domande che coprono i Criteri e le Aree Core del GIF Framework.
E’ opportuno che l’Organizzazione conduca il Self Assessment con il supporto di un GIF AP.
Infine, l’Organizzazione invia il Self-Assessment all’Organismo di Validazione per la verifica.
L’Organismo di Validazione prende la decisione se rigettare o confermare la domande per condurre l’Assessment. Nel caso di decisione positiva, l’Organismo di Validazione assegna il Numero di Registration (o Numero Identificativo) per completare le attività di pre-engagement.
Engagement & planning
Inizialmente, l’Organismo di Validazione e il Richiedente stipulano un accordo contrattuale per lo svolgimento delle attività di valutazione dei rischi ESG e la validazione. In altre parole l’accordo conferma che l’Organizzazione incarica l’Organismo di Validazione a svolgere le attività di validazione.
A questo punto l’Organismo di Validazione incarica il Team di Validazione e concorda la data della valutazione e gli aspetti logistici con il Richiedente.
Quindi, il Team di Assessment prepara e comunica all’Organizzazione il piano di Assessment.